各部门、单位：

为贯彻落实中央八项规定精神，进一步规范我校会议费管理，根据《财政部国管局中直管理局关于<中央和国家机关会议费管理办法>的补充通知》（财行〔2023〕86号）文件要求，结合我校实际，现就会议费管理有关事项补充通知如下：

一、本通知适用于我校更名前的《海南医学院会议费管理办法》(海医学〔2019〕105号，以下简称《办法》)规定召开的各类会议，包括线下会议和线上会议。线上会议是指采取电视电话、网络视频等方式召开的会议，含线上与线下相结合的会议。

二、各部门、单位召开会议，在符合保密和网络信息安全要求的前提下，提倡采用线上会议形式。线上会议优先选择单位内部电视电话、电子政务内网视频会商等现有应用系统。单位现有应用系统无法保障的，应当结合工作性质、保密要求等，选择（专用系统、运营商服务系统、第三方软件服务系统等）安全可靠的应用系统。

三、会议费开支范围包括：

(一)线下费用：《办法》规定的住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等；

(二)线上费用：能够明确对应具体会议的设备租赁费、线路费、电视电话会议通话费、技术服务费、软件应用费、音视频制作费等。

四、各部门、单位在举办会议前应当按预算批复情况，履行会议事前审批手续。会议费开支应严格控制在事前批准的预算额度内，实际报销金额不得超过事前批准预算的10%；确需超预算的，应办理相关审批手续。

五、会议费应当按照以下方式进行核算列支：

(一)线下费用按照《办法》有关规定以实际发生的费用项目分项定额标准总额为上限，结合线下实际参会人数、会议时间进行核算。各项费用之间可以调剂使用，未实际发生的费用项目不得参与调剂、直接从已事前审批的综合定额中减除。

(二)线上费用不纳入《办法》规定的综合定额标准内核算，凭合法票据原则上在单位年度会议费预算内据实列支。

六、各部门、单位在会议结束后应当及时办理会议费报销手续。线下会议费用报销按《办法》第十八条规定执行；线上会议费用报销时，除《办法》规定材料外，还应提供费用明细清单、合法票据；如签署服务合同的，需一并提供合同复印件。

七、各部门、单位应当加强涉密会议安全和保密管理，落实网络安全工作责任制，强化网络安全技术防护措施，选择安全可靠的应用系统，督促系统服务供应商严格落实安全保密责任，加强对运维人员、技术服务人员日常保密教育和监督，定期开展终端设备和涉密场所保密检查，妥善保管会议音视频等材料，切实做好安全保障工作。

八、各部门、单位应当加强对会议内容相近、参会人员范围相同会议的统筹，严格控制各类会议规模，简化办会形式，合理确定参会人员范围，减少参会人员数量，减少陪会。

九、各部门、单位应在《办法》及本通知规定的开支范围和开支标准内从严从紧核定会议费预算，节约会议经费开支。

十、本规定自发布之日起施行。《办法》中有关规定与本通知不一致的，以本规定为准。

海南医科大学财务处

 2025年12月19日